Automatización de procesos empresariales: cómo mejorar la eficiencia y reducir errores

Es por eso que la automatización de procesos empresariales cada día se está convirtiendo en una función indispensable para ahorrar costos operativos (de hasta un 90%) y mejorar la eficiencia.

Tecnología y digitalización son dos términos que van de la mano para hacer referencia a la actualización de una empresa en dispositivos y procesos digitales. Dentro de este campo, se encuentra la automatización de procesos empresariales, que tiene el objetivo de agilizar los procesos y funciones en el trabajo.

De esta manera, las tareas manuales se realizan con mayor facilidad o incluso se relegan a un segundo plano agilizando el flujo de trabajo. Esto, a su vez, conduce al aumento de la eficiencia y de los beneficios, además de mejorar la opinión de los clientes.

Una empresa puede automatizarse en diferentes departamentos: ventas, marketing, producción, cadena de suministro, control de inventario etc. Y lo puede hacer de manera completa o parcial. Por ejemplo, puede digitalizar documentos para aumentar la seguridad de su información y mantener una atención al cliente cara a cara para mantener la cercanía.

El desarrollo de software para la optimización de procesos empresariales también forma parte de la automatización. El uso de sistemas como el software ERP es cada vez más habitual para eliminar los cuellos de botella, disminuir los errores y la pérdida de datos. Además, también fomenta la comunicación entre los diferentes departamentos de la empresa y la velocidad en la que se procesan los datos.

Cuando hablamos de automatización, existen tres tipos de procesos empresariales fundamentales que detallamos a continuación.

La automatización de tareas básicas es el primer paso en la digitalización de empresas porque tiene el objetivo de optimizar y centralizar tareas que se realizan en el día a día como es el caso de las campañas de email marketing, el pago de facturas o el pago de las nóminas a los trabajadores.

Este tipo de automatización es fundamental para favorecer la transparencia, la fluidez y la productividad de una empresa. El objetivo de esta automatización es generar un flujo de trabajo uniforme en toda la empresa y no en tareas individuales.

Algunos ejemplos de procesos empresariales que se verían beneficiados son la entrega de servicios o productos a los clientes, la elaboración de presupuestos o la gestión de proyectos, todo ello con el uso de softwares dedicados y aplicaciones.

Esta es la automatización más compleja. Un robot o bot realizará un conjunto de instrucciones (previamente configuradas) para que pueda imitar la mayoría de interacciones humanas y así solucionar diferentes errores. Esto es un punto a favor para las empresas ya que las dota de gran velocidad y efectividad.

La inteligencia artificial es otro de los grandes protagonistas dentro del mundo de la digitalización y la automatización. Permite escanear de manera mucho más rápida la información para realizar transacciones, manipular datos, generar respuestas automáticas (con el objetivo de solucionar todo tipo de problemas) y comunicarse con otros sistemas digitales.

Esto es fundamental ya que permite a los trabajadores centrarse en tareas más importantes a nivel humano (aumentando la productividad) mientras la inteligencia artificial puede dedicarse a tareas más tediosas que necesitan de mucha rapidez y destreza.

Un ejemplo de esta automatización es el uso de tecnología RPA para poder atender solicitudes de clientes que se reciben vía call center o procesar los pedidos de los clientes para disminuir el número de equivocaciones.

El propio término de automatización expresa lo esencial de su función y es que hace automáticas todo tipo de tareas. Es por eso que este campo puede aplicarse en cada empresa de manera diferente.

Entre los beneficios más esenciales se encuentra el aumento en la eficiencia. Hacer que ciertas tareas se realicen de manera automática, evita errores en el flujo de trabajo y aumenta la fiabilidad de los resultados al ser mucho más precisos.

Esto lleva al segundo y tercer beneficio que son la reducción de costes y el incremento de la productividad. Automatizar procesos reduce el gasto en recursos para las tareas y, de la misma manera, se aprovecha más el tiempo gracias al aumento de eficiencia.

Está claro que la digitalización de los procesos empresariales ha llegado para quedarse. La automatización solo aporta beneficios y las empresas cosechan resultados óptimos con su implantación.