30 Nov Digitalizar procedimientos mecánicos
Digitalizar procedimientos mecánicos
En Economitza y RC Associats tenemos claro que eliminar los procesos que conllevan documentos en papel y, en consecuencia, procedimientos mecánicas que no aportan valor a la empresa es una excelente práctica. Pensamos en nuestra empresa, en los trámites que realizamos o en el resultado de una transacción con otras compañías. ¿Por qué sigue predominando el papel en muchas empresas? Hasta el 70% de todo el procesamiento de facturas a nivel mundial sigue siendo en papel.
Las compañías quieren que los trabajadores aporten el mayor valor posible. Resulta absurdo que dediquen tiempo a tareas mecánicas y periódicas, como copiar datos de los documentos de papel a los distintos programas de la empresa. Son actividades costosas en tiempo y dinero que no aportan valor y propensas a errores (fatiga visual, estrés…).
Para la toma de decisiones es muy importante tener los datos actualizados y la información disponible. Digitalizar los datos es la única forma de hacerlo y nos permite ser ágiles y detectar desviaciones tan pronto como se produzcan. En este sentido, ¿por qué no adoptar soluciones progresivas de digitalización y automatización de procesos?
En Economitza son gestores de compras y consiguen para sus asociados un ahorro global, ofreciendo distintos módulos y servicios para digitalizar el proceso de compra. En RC Associats somos desarrolladores de software y otras soluciones tecnológicas. Juntos se han hecho cargo de digitalizar los procesos de compras y facturas de los proveedores de la cadena hotelera Hesperia.
El proyecto ha permitido a Hesperia gestionar y consolidar su base de datos de materiales, generar el pedido electrónico e integrar toda la información en su ERP. Para completar el proceso, Hesperia decidió confiar en Voxel y su plataforma Bavel para automatizar el proceso administrativo. Bavel se integró en Economitza, creando un flujo de trabajo automático: Bavel recibe un e-pedido generado por Economitza y lo envía al proveedor correspondiente. A su vez, el proveedor envía la factura electrónica a Bavel, que la integra en Economiza, que concilia la factura con el pedido e integra toda la información en el ERP de Hesperia. El resultado es un proceso digitalizado y optimizado gracias al funcionamiento sin roces entre Hesperia, Economitza, RC Associats y Voxel.
La ayuda y el apoyo del equipo de Hesperia fue determinante durante el proceso. La empresa hotelera tiene claro que la digitalización es necesaria para ser más competitivos, seguir creciendo y ayudar en la toma de decisiones.
La plataforma de Economiza gestiona de forma cien por cien digital los pedidos de la cadena. Un conciliador, desarrollado por Economitza y RC Associats, recibe las facturas de forma digital gracias a Bavel, y las concilia con el pedido. Posteriormente, se envían directamente al programa para su contabilización y pago.
Se está realizando una introducción progresiva de los proveedores, pero en el último año el sistema ha procesado de forma automática más de 22.000 facturas. De éstas, el 98,63% se ha conciliado, o lo que es lo mismo, más de 21.000 facturas se han procesado automáticamente.
El sistema diseñado por Economitza, RC Associats y Voxel trabaja 24×7, es flexible, es capaz de soportar los picos de trabajo de las temporadas altas y se puede integrar en distintos tipos de software de contabilidad.
Gracias a la digitalización y automatización de estos procesos se han reducido drásticamente los costes de procesamiento, errores y retrasos en la toma de decisiones. También se ha eliminado la gestión del papel y su almacenamiento.
si quieres saber mas sobre este proceso o necesitas ayuda en tu proyecto de digitalización , no dudes en contactar con nosotros y te asesoraremos en lo que necesites.