Automatització de processos empresarials: com millorar l’eficiència i reduir errors

És per això que l’automatització de processos empresarials cada dia s’està convertint en una funció indispensable per estalviar costos operatius (fins a un 90%) i millorar-ne l’eficiència.

Tecnologia i digitalització són dos termes que van de la mà per fer referència a l’actualització d’una empresa a dispositius i processos digitals. Dins d’aquest camp, hi ha l’automatització de processos empresarials, que té l’objectiu d’agilitzar els processos i les funcions a la feina.

D’aquesta manera, les tasques manuals es fan amb més facilitat o fins i tot es releguen a un segon pla agilitzant el flux de treball. Això, alhora, condueix a l’augment de l’eficiència i dels beneficis, a més de millorar l’opinió dels clients.

Una empresa es pot automatitzar en diferents departaments: vendes, màrqueting, producció, cadena de subministrament, control d’inventari etc. I ho pot fer de manera completa o parcial. Per exemple, podeu digitalitzar documents per augmentar la seguretat de la vostra informació i mantenir una atenció al client cara a cara per mantenir la proximitat.

El desenvolupament de programari per optimitzar processos empresarials també forma part de l’automatització. L’ús de sistemes com el programari ERP és cada cop més habitual per eliminar els colls d’ampolla, disminuir els errors i la pèrdua de dades. A més, també fomenta la comunicació entre els diferents departaments de l’empresa i la velocitat en què es processen les dades.

Quan parlem d’automatització, hi ha tres tipus de processos empresarials fonamentals que detallem tot seguit.

L’automatització de tasques bàsiques és el primer pas en la digitalització d’empreses perquè té l’objectiu d’optimitzar i centralitzar tasques que es realitzen en el dia a dia com és el cas de les campanyes de correu electrònic màrqueting, el pagament de factures o el pagament de les nòmines als treballadors.

Aquest tipus d‟automatització és fonamental per afavorir la transparència, la fluïdesa i la productivitat d’una empresa. L’objectiu d’aquesta automatització és generar un flux de treball uniforme a tota l’empresa i no pas a tasques individuals.

Alguns exemples de processos empresarials que se’n veurien beneficiats són el lliurament de serveis o productes als clients, l’elaboració de pressupostos o la gestió de projectes, tot això amb l’ús de programaris dedicats i aplicacions.

Aquesta és lautomatització més complexa. Un robot o bot realitzarà un conjunt d’instruccions (prèviament configurades) perquè pugui imitar la majoria d’interaccions humanes i solucionar així diferents errors. Això és un punt a favor per a les empreses, ja que les dota de gran velocitat i efectivitat.

La intel·ligència artificial és un altre dels grans protagonistes dins del món de la digitalització i l’automatització. Permet escanejar de manera molt més ràpida la informació per fer transaccions, manipular dades, generar respostes automàtiques (amb l’objectiu de solucionar tota mena de problemes) i comunicar-se amb altres sistemes digitals.

Això és fonamental ja que permet als treballadors centrar-se en tasques més importants a nivell humà (augmentant la productivitat) mentre la intel·ligència artificial pot dedicar-se a tasques més tedioses que necessiten molta rapidesa i destresa.

Un exemple d‟aquesta automatització és l’ús de tecnologia RPA per poder atendre sol·licituds de clients que es reben via call center o processar les comandes dels clients per disminuir el nombre d‟equivocacions.

El mateix terme d’automatització expressa allò essencial de la seva funció i és que fa automàtiques tota mena de tasques. És per això que aquest camp es pot aplicar a cada empresa de manera diferent.

Entre els beneficis més essencials hi ha l‘augment de l’eficiència. Fer que certes tasques es realitzin de manera automàtica, evita errors en el flux de treball i augmenta la fiabilitat dels resultats en ser molt més precisos.

Això porta al segon i al tercer benefici que són la reducció de costos i l’increment de la productivitat. Automatitzar processos redueix la despesa en recursos per a les tasques i, de la mateixa manera, s’aprofita més temps gràcies a l’augment d’eficiència.

És clar que la digitalització dels processos empresarials ha arribat per quedar-s’hi. L’automatització només aporta beneficis i les empreses recullen resultats òptims amb la seva implantació.